Hoe om te gaan met te laat betaalde facturen

Bedrijf

Onbetaalde facturen hoeven je geen hoofdpijn te bezorgen. Met een eenvoudige stappenplan kun je je energie bewaren voor het schilderen

Late factuurbetalingen hebben invloed op je kasstroom en als je zelf achter je geld aan moet gaan, kan dat je relatie met de klant in gevaar brengen. Er zijn echter eenvoudige manieren om dit proces soepeler te laten verlopen.

Vermeld je algemene voorwaarden

Zet je betalingsvoorwaarden duidelijk uiteen in alle overeenkomsten met klanten. De standaard is 30 dagen na factuurdatum, en het beste is nooit aan de uitvoering van een opdracht te beginnen zonder een ondertekende overeenkomst met de klant. Het kan ook helpen als je op je facturen een rentebepaling vermeldt (zie 'Langer wachten?' hieronder).

Plan herinneringen in

Als een betaling niet op tijd wordt verricht, is het belangrijk je klant zo spoedig mogelijk een herinnering te sturen. Houd deze eenvoudig en vriendelijk met enkele vaste bewoordingen zodat je er niet telkens weer over na hoeft te denken. Hier is een voorbeeld:

Geachte (naam van de klant),

Dit is een snelle herinnering aan het feit dat de volgende factuur nu achterstallig is.

Factuurdatum: (vermeld de datum van de oorspronkelijke factuur)

Factuurnummer: (vermeld factuurnummer)

Factuurbedrag: (vermeld factuurbedrag)

Zou u mij kunnen vertellen wanneer ik de betaling hiervan kan verwachten?

Bij voorbaat hartelijk dank.

Als je erg veel facturen hebt, kan het nuttig zijn herinneringen in je agenda te noteren zodat je de betaling van een factuur onmiddellijk kunt opvolgen zodra die over tijd is.

Rekeningafschrift

Als herinneringen niet werken – en zorg ervoor dat je e-mails opvolgt met een beleefd telefoongesprek – is de volgende stap het versturen van een 'rekeningafschrift'. Dit is minder gedetailleerd dan een factuur, maar maakt de klant bewust van het totaal aan achterstallige betalingen.

Langer wachten?

Wettelijke vorderingen en deurwaarders dienen je laatste optie te zijn, maar het kan helpen als je dit vanaf het allereerste begin in je betalingsvoorwaarden vermeldt. Een wettelijk rentepercentage wordt in de meeste landen door de nationale bank vastgesteld.